Belege aufbewahren in Österreich – Aufbewahrungspflichten, Aufbewarhungsfrist – Arbeitnehmerveranlagung & Unternehmen

In Österreich gibt es wie auch in vielen anderen Ländern in Europa eine Aufbewahrungpflicht für Rechnungen und Belegen.

Vor allem wenn diese z.B. für die Steuererklärung eingesetzt worden sind, ist es notwendig, dass die Dokumente über einen definierten Zeitraum aufbewahrt werden, um auf Verlangen des Finanzamtes vorgelegt zu werden.

Wie lange ist die Aufbewahrungspflicht für Dokumente in Österreich?

In Österreich gilt für Unterlagen, die mit der Buchhaltung oder mit Aufzeichnungen für Konten zu tun haben eine Pflicht zur Aufbewahrung der Dokumente über 7 Jahre.

Das bedeutet, dass man zum Beispiel Rechnungen sowie als auch Papiere aus den Geschäften über 7 Jahre lang aufbewahren muss. Die kompletten Belege können zum Beispiel digital aufbewahrt werden.

Dies ist möglich, wenn man die Daten zum Beispiel auf einer externen Festplatte, oder aber auch auf einer CD oder DVD sowie auf einem USB Stick sammelt und hier abspeichert. Ebenfalls ist anzumerken, dass es möglich ist, dass entsprechende Prüfungen durch das Finanzamt vollzogen werden können und die Datenträger dann zur Verfügung gestellt werden müssen.

  • Belege müssen idR 7 Jahre lang (ab Abschluss Kalenderjahr) aufbewahrt werden
  • Einige Dokumente müssen 12 Jahre lang oder sogar länger aufbewahrt werden

Die Frist startet mit dem Abschluss des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung oder der Beleg bezieht. Wer also im Jahr 2019 eine Rechnung schreibt, muss 7 Jahre lang ab dem 31. Dezember 2019 diese Rechnung aufbewahren, falls eine entsprechende Prüfung durch die Behörden erfolgt.

bigstock Business Union 2320088
Wichtig: Bei Fragen zur Aufbewahrungspflicht in Österreich beraten lassen!

Welche Unterlagen müssen in Österreich länger aufbewahrt werden?

Wer in Österreich Unterlagen wie zum Beispiel Aufzeichnungen für Grundstücke hat, muss diese gemäß den gesetzlichen Fristen länger aufbewahren. Konkret bedeutet dies, dass die Unterlagen zum Teil 12 Jahre, bei einigen Fällen sogar 22 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. In vielen Fällen ist es auch davon abhängig, ob zum Beispiel Gerichtsverfahren losgetreten werden können, wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen.

Wie darf ich Dokumente in Österreich aufbewahren?

Wer dazu verpflichtet ist, Dokumente in Österreich aufzubewahren, der sollte auch wissen, wie diese aufbewahrt werden dürfen. Fakt ist, dass die Aufbewahrung in digitaler Form sehr gefragt ist und gerne wahrgenommen wird.

Die Dokumente müssen geordnet werden und natürlich getreu dem Original sein, dass auf Papier zur Verfügung gestellt wird. Das bedeutet, dass man im Idealfall die Dokumente und Belege digital und auf dem Papier vorliegen hat.

Wichtig: Wer die Dokumente einfach in den Scanner legt und dann auf einem USB Stick speichert, erfüllt nicht alle gesetzlichen Anforderungen!

Es ist zwingend erforderlich, dass für die Speicherung der Daten ein so genannter WORM Speicher verwendet wird. Dieser hat den Vorteil, dass sichergestellt wird, dass die Daten nicht im Nachgang verändert werden können.

Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten ist abhängig von der Branche und vom Unternehmen

  • Pharma und Nahrungsmittelproduzenten müssen Dokumente länger aufbewahren
  • Telekommunikationsunternehmen müssen Daten z.T. anonym speichern
  • Krankenhäuser müssen Datensätze länger als 7 Jahre aufbewahren

Für private Personen sowie für Unternehmen gelten in den meisten Fällen Pflichten von 7 Jahren zur Aufbewahrung der Dokumente. Wer jedoch in bestimmten Branchen arbeitet, muss die Dokumente zum Teil deutlich länger als 7 Jahre aufbewahren. Die gesetzliche Frist zur Aufbewahrung von Dokumenten kann zum Beispiel in der pharmazeutischen Industrie deutlich länger sein, als es in anderen Branchen der Fall ist.

Nicht nur für Unternehmen, die im Bereich Pharma arbeiten, sondern auch für Firmen, die im Bereich der Produktion von Nahrungsmitteln arbeiten ist es wichtig, dass entsprechende Dokumente länger aufbewahrt werden. Im Bereich der Gesundheit und Krankenhäuser gelten ebenfalls andere Standards, was die Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten angeht.

Unternehmen, die im Bereich der Telekommunikation arbeiten, müssen sich ebenfalls an andere gesetzliche Standards bei der Aufbewahrung von Dokumenten halten, als es bei den meisten Privatpersonen der Fall ist. Darüber hinaus gibt es zum Teil besondere Vorschriften was die Aufbewahrung im Detail angeht und was zum Beispiel die Verschlüsselung der Daten anbelangt.

Welche Arten von Unterlagen können aufbewahrt werden?

In erster Linie gibt es Unterlagen in Form von Rechnungen für den Kauf und den Verkauf von Waren und Dienstleistungen, die gezahlt werden müssen. Darüber hinaus können aber auch andere Geschäftsunteralgen zum Beispiel Bilanzen oder über Handlungen im Geschäft aufbewahrt werden.

Besonders wichtig ist auch, dass man genau weiß, wie man mit Personalunterlagen umgeht und das man weiß, wie lange diese aufbewahrt werden müssen. In Österreich müssen Personalunterlagen mindestens für einen Zeitraum von 7 Jahren aufbewahrt werden und in jedem Fall sorgfältig behandelt werden.