Briefkasten ade! Briefpost digital empfangen und versenden
Bei mir hat die physische Briefpost nach über fünf Jahren im Ausland rapide abgenommen. Die meisten Verträge sind gekündigt und bei den wenig verbliebenen Vertragspartnern habe ich mich für Anbieter entschieden, die auch ohne Papier auskommen (z.B. N26 oder Haftpflicht Helden). Ab und an erreicht mich dann aber doch mal ein wichtiger Brief oder zumindest ein Dokument, das aufbewahrt werden muss. Da ich meine Familie oder Bekannten ungern mit dem Einscannen und Nachsenden meiner Briefe belasten will, habe ich die verschiedensten Postscanservices ausprobiert. Damit laufe ich zum einen keine Gefahr, irgendwelche Fristen zu versäumen und zum anderen spare ich mir die Arbeit zur Digitalisierung und Aufbewahrung meiner Briefpost. Bei kürzeren Reisen reicht es sicher aus, wenn deine Eltern oder Freunde ab und an mal in den Briefkasten schauen oder du die Post erst nach der Rückkehr öffnest. Sobald du aber für mehrere Monate unterwegs bist, solltest du dir über eine Lösung Gedanken machen. Vor allem wenn du in Deutschland gemeldet bist, solltest du beachten, dass du innerhalb einer angemessenen Frist auf amtliche Schreiben (Behörden, Bußgeldstellen, Gerichte u.ä.) reagieren musst. Glücklicherweise gibt es eine Menge recht kostengünstiger Services mit denen physische Briefpost eingescannt und als digitale Post an dich weitergeleitet wird. Auch das Versenden von Briefen (und sogar Faxen) ist aus dem Ausland kein Problem mehr. Auch wenn in der breiten Bevölkerung noch Skepsis herrscht, wird die Digitalisierung der Briefpost zum Thema nicht nur für Digital Natives. Das beweist ein Beitrag im ZDF heute journal vom 19.07.2018, in dem auch ich meine Meinung zum besten geben durfte.Post im digitalen Briefkasten empfangen
Ein digitaler Briefkasten macht dann Sinn, wenn du entweder längere Zeit nicht zu Hause bist oder deinen Wohnsitz aufgegeben hast. Aber auch dann, wenn du einfach keine Lust mehr hast, dich mit deiner Briefpost abzuplagen. Alle Postscanservices funktionieren nach dem folgenden Prinzip:- Nachsendeauftrag einrichten (lassen)
- Briefpost wird automatisch geöffnet und eingescannt
- Benachrichtigung bei neuer Post und Original archivieren, vernichten oder weiterleiten lassen
- Benötigte Originaldokumente werden einmal im Monat als Sammelsendung an eine beliebige Adresse nachgesendet
Was der Nachsendeauftrag kann und was nicht
Den Nachsendeauftrag kannst du bei der Deutschen Post (und anderen Postservices wie der PIN AG) selbst einrichten. Das ist möglich sowohl für deutsche als auch ausländische Adressen (mit Einschränkungen) mit einer Laufzeit von maximal 24 Monaten, wobei der Auftrag einmal verlängert und beliebig of erneuert werden kann. Je nach Laufzeit und abhängig davon, ob du als Privat- oder Gewerbekunde handelst, kostet der Nachsendeservice zwischen 1,45 Euro bis knapp 6 Euro im Monat. Einige Postscanservices richten den Nachsendeauftrag für dich ein, so dass du dich um nichts kümmern musst. Eingeschlossen im Nachsendeservice sind alle Postkarten und Briefe (inkl. Einschreiben und Nachnahme-Sendungen), Bücher- und Warensendungen, Zeitungen und Zeitschriften, Werbesendungen und auf Wunsch auch Päckchen und Pakete (gegen eine Zusatzgebühr von 7 Euro pro Sendung). Ausgenommen vom Nachsendeservice und damit auch von der Digitalisierung durch Postscanservices sind Pressesendungen (Kundenzeitschriften, Tageszeitungen, Magazine), Infopost ohne Umhüllung und Express-Sendungen. Außerdem werden Sendungen nicht weitergeleitet, die vom Absender mit einer Vorausverfügung gekennzeichnet sind („Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück“ oder "Nicht nachsenden"). Das ist vor allem bei Verwaltungsbehörden, Gerichten, Bußgeldstellen und anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts der Fall, da diese nach den Vorgaben der Zivilprozessordnung (ZPO) "amtlich" zustellen müssen. Wird diese förmliche Zustellung von der Deutschen Post über den Service Postzustellungsauftrag durchgeführt, dann werden Briefe über den Nachsendeauftrag nicht weitergeleitet. Alternative Postzusteller wie die PIN AG, die auch von Behörden genutzt werden, kennen das Prinzip der Vorausverfügung teilweise gar nicht, weshalb die amtlichen Sendungen trotz Nachsendeauftrag beim Postscanservice ankommen. Auch Vertragspartner wie Banken und Versicherungen können durch eine Vorausverfügung wie "Nicht nachsenden" oder "Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück" eine Nachsendung verhindern, weshalb du sie direkt über die neue Adresse deines Scanservices informieren solltest. Die Adresse des Postscanservices ist also definitiv kein Ersatz für die Meldeadresse und auch keine ladungsfähige Adresse für Impressum oder Gewerbeanmeldung. Für Briefe vom Finanzamt könntest du beispielsweise eine Vertretungsvollmacht für deinen Steuerberater ausstellen, der Post in deinem Namen empfangen darf. Einige Postscanservices stellen dir eine Postbox-Adresse (z.B. Caya und Dropscan) zur Verfügung, die du für deinen Nachsendeauftrag oder Vertragspartner nutzen kannst. Wenn du den Nachsendeauftrag selbst einrichtest, dann wird empfohlen, als Grund für die Nachsendung "Vorübergehende Abwesenheit" anzugeben und bei der Art von Sendungen, die vom Nachsendeauftrag erfasst werden, Pakete auszuschliessen.Anbieter für digitale Briefkästen
Mindestens einmal pro Woche bekomme ich eine E-Mail von einem neuen Postscanservice. Oft sind es Kleinunternehmer oder Anbieter von Bürodienstleistungen, die die Digitalisierung von Briefpost nebenbei mitmachen. Hier möchte ich dir nur die Unternehmen vorstellen, die sich auf die Digitalisierung von Briefpost spezialisiert haben. Was die meisten Anbieter gemeinsam haben, sind die folgenden Dinge:- Briefpost wird über Nachsendeauftrag weitergeleitet und innerhalb von 24 Stunden eingescannt
- standardisiertes und automatisiertes Verfahren zum Öffnen und Scannen der Briefpost
- OCR für Volltextsuche (gescannte Dokumente können nach Inhalten durchsucht werden)
- Optionen zur Archivierung, datenschutzgerechten Vernichtung oder Weiterleitung der Post als Sammelsendung
- strenge Einhaltung deutscher Datenschutzgesetze (elektronische und physische Datensicherheit) und ausschließliche Verarbeitung der Briefpost im Inland
Caya (12 Euro/Monat)
Caya ist ein recht junges Berliner Unternehmen, dessen Geschäftsführer mir Mitte 2017 von seiner langfristigen Vision erzählte: die einfache Verwaltung sämtlicher Papierunterlagen in einer App. Seit dem Gespräch nutze ich Caya selbst (fairerweise muss ich sagen, dass ich einen kostenlosen Premium-Account bekommen habe) und bin echt begeistert. Die Preise liegen deutlich unter denen der Mitbewerber, die Anmeldung und Verwaltung ist kinderleicht und Leistungen wie das Einrichten eines Nachsendeauftrags oder Sammelsendungen sind inklusive (je nach Tarif). Der Lite-Tarif für Privatpersonen enthält eine Sammelsendung pro Monat, die auf Wunsch und gegen eine zusätzliche Gebühr auch ins Ausland geschickt werden kann. Wenn du mehr als eine Nachsendung von Orginaldokumenten im Monat brauchst, werden diese einzeln abgerechnet (2,50 Euro plus Porto). Den Nachsendeauftrag kannst du dir von Caya einrichten lassen (27 Euro pro Jahr). Der Premium-Tarif für Unternehmer (30 Euro/Monat) beinhaltet die Einrichtung des Nachsendeauftrags, eine monatliche Sammelsendung und die Verwaltung von bis zu 5 Empfängeradressen in einem Account.
Besonderheiten von Caya:
- unbegrenzte Anzahl von gescannter Briefpost inklusive (im Rahmen der Fair Use Policy)
- unbefristete Archivierung von Dokumenten (großer Vorteil gegenüber anderen Anbietern)
- Dokumentenverwaltung durch Tags im Browser und über eine App
- Einrichtung des Nachsendeauftrags bei der Deutschen Post und der Pin AG als Leistung enthalten
- mehrere Empfängeradressen (Nachsendeaufträge) über ein Konto abrufbar
- Weiterleitung von Sammel- oder Einzelsendungen ins Ausland möglich
- Kostenloser Test aller Funktionen
Dropscan (25 Euro/Monat)
Der zumindest bei digitalen Nomaden beliebteste Service zur Digitalisierung von Briefpost ist Dropscan. Dort kannst du dir eine Scanbox mit physischer Adresse in Berlin einrichten lassen. Um den Nachsendeauftrag bzw. die Adressänderung bei deinen verschiedenen Anbietern musst du dich jedoch selbst kümmern. Die gescannten Umschläge deiner eingegangenen Post siehst du in deiner Online-Postbox. Du kannst dann entscheiden, ob diese geöffnet und gescannt, weitergeleitet, archiviert oder vernichtet werden soll. Bezahlt wird entweder pauschal für eine Flatrate (24,90 - 39,90 Euro im Monat) oder nach Einzelabrechnung für jede empfangene und digitalisierte Sendung.
Besonderheiten von Dropscan:
- Post wird nicht automatisch geöffnet, sondern nur der Umschlag gescannt (automatische Öffnung kann eingestellt werden)
- Sammelsendungen werden als versichertes DHL-Paket an beliebige Adressen ins In- und Ausland gesendet
- Anbindung an SFTP, Dropbox, Evernote, Google Drive
- kostenloser Demo-Account zum Test aller Funktionen
- keine App zum Abruf der gescannten Dokumente
Digitalkasten (20 Euro/Monat)
Auch Digitalkasten ist ein recht junges Start-Up aus Berlin, das sowohl von den Leistungen als auch den Preisen am ehesten mit Dropscan verglichen werden kann. Ein Vorteil ist die Smartphone App, über die neu eingegangene Briefpost gelesen werden kann. Tarife gibt es für Privat- und Gewerbekunden. Der Nachsendeauftrag muss selbst eingerichtet werden. Extra berechnet werden außerdem die Weiterleitung von Sammelsendungen (2,50 Euro plus Porto) und auch die langfristige Archivierung von Dokumenten (0,50 Euro pro Dokument je Monat).
Besonderheiten vom Digitalkasten:
- Nachsendeauftrag muss selbst eingerichtet werden
- Archivierung für einen Zeitraum von mehr als 30 Tagen ist kostenpflichtig
- kostenloser Demo-Account zum Test aller Funktionen
E-Postscan (25 Euro/Monat)
Selbst die Deutsche Post ist im digitalen Zeitalter angekommen und bietet unter dem Dach der E-Post einen Scan- und Zustellservice an. Beim Registrierungsprozess erfüllt die ehemals staatliche Post allerdings alle Klischees, denn es könnt kaum umständlicher und weniger digital sein. Die Verifizierung funktioniert über ein Ausweisdokument durch einen Mitarbeiter in der Postfiliale oder den Postboten. Die angegebene Adresse muss über eine postalisch zugeschickte AdressTAN bestätigt werden. Etwas schneller läuft die Anmeldung, wenn du bereits ein E-Post Konto besitzt. Aber so oder so nimmt die Freischaltung des Kontos mindestens 7 Tage in Anspruch. Beauftragungen sind entweder befristet für eine Laufzeit von 7 Tagen bis zu einem Monat oder für eine unbefristete Laufzeit möglich. Über einen Nachsendeauftrag wird die Post an das Digitalisierungszentrum weitergeleitet und dort eingescannt. Die Zustellung der digitalen Briefe erfolgt einmal täglich via E-Mail-oder Benachrichtigung über die E-Post App. Bei einem befristeten Auftrag wird die physische Post gesammelt und nach Ablauf an deine Adresse gesendet. Bei unbefristetem Auftrag erfolgt die Nachsendung einmal im Monat.
Besonderheiten des E-Postscan:
- automatische Einrichtung eines Nachsendeservices
- E-Post Konto ist Voraussetzung zur Nutzung des Scanservices der Deutschen Post
- komplizierter und langer Registrierungsprozess
Weltweit Briefe und Faxe online versenden
Du kannst natürlich nicht nur Briefe digital empfangen, sondern auf dem umgekehrten Wege auch versenden. Glücklicherweise geht mittlerweile viel über E-Mail, einige Unternehmen bzw. der Gesetzgeber sind jedoch noch nicht so ganz in der Gegenwart angekommen. Nehmen wir an du sitzt gerade am Strand in Malaysia und musst eine Rechnung an einen deutschen Kunden schicken oder ein Abonnement via Fax kündigen (ja, das Faxgerät gibt es immer noch). Kein Problem, denn das kannst du auch vom Handy aus erledigen, ohne Briefmarken anzulecken. Für den Versand von echter Briefpost habe ich bisher immer PixelLetter verwendet und bin damit auch zufrieden. Mit PixelLetter kannst du ein PDF- oder Word-Dokument hochladen und als echten Brief versenden lassen. Dabei übernimmt PixelLetter das Drucken, Kuvertieren und den Versand innerhalb von 24 Stunden. Der Preis beträgt je nach Anzahl der versendeten Briefe zwischen 0,90 - 1,50 Euro (inklusive Porto). Auch Faxe kannst du auf diesem Weg über PixelLetter versenden (je Seite 0,25 Euro). Weitere Anbieter, die einen guten Eindruck machen, allerdings von mir noch nie verwendet wurden, sind Briefauftrag, Letterxpress, Briefmaus oder Onlinebrief24. Wenn du mal ein Fax verschicken musst, dann ist der kostenlose Service von PamFax eine gute Option. Nach der schnellen Registrierung kannst du bis zu drei eingescannte oder hochgeladene Dokumente sofort kostenlos faxen. Gegen Gebühr hast du sogar die Option, Faxe digital zu empfangen. Auch die Deutsche Post bietet einen Faxservice an, allerdings musst du dafür Kunde der E-Post sein. Ganz ohne Anmeldung und komplett kostenlos kannst du mit Minifax ein PDF oder einen eingegeben Text faxen.Welche Dienste verwendest du, um weltweit Briefe zu empfangen und zu senden?
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