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Digitales Büro

11 min

09.12.2023 00:00:00

Digitales Büro:

Leben und Arbeiten mit weniger Kosten, Ballast und Abhängigkeit

Zu einem Büro im herkömmlichen Sinne gehören neben Schreibtisch und Aktenordner vor allem Telefon, Drucker, Scanner und viele Post-Its an den Wänden. Die meisten Selbständigen unter uns können diese Staubfänger problemlos durch Apps und Services ersetzen. Neben der Kosteneinsparung bringt das vor allem Flexibilität mit sich. Stelle dir nur mal vor wie flexibel du wärst, wenn du dein Büro - egal ob angemietet oder Home-Office - gegen einen Laptop und ein Smartphone austauschen könntest. Genau so organisiere ich meine Arbeit und mein Leben seit mehreren Jahren; mit meinem digitalen Büro, das ich überall hin mitnehmen kann. Lass mich dir zeigen, wie du einen Großteil deines Lebens digitalisieren kannst.

Die Hardware des digitalen Büros

Um 90% der herkömmlichen Bürogegenstände zu ersetzen, reichen Laptop und Smartphone schon aus. Genau das ist es auch, was ich dabei habe, wenn ich tagsüber in den Coworking Space gehe. Sobald ich mehrere Tage oder Wochen unterwegs bin, nehme ich noch ein paar andere Dinge mit. Ob du diese brauchst, hängt natürlich davon ab, welche Arbeiten du erledigen musst.

Laptop: für mich ist es das MacBook Pro mit 13 Zoll Display, was zugleich leistungsstark und nicht zu schwer ist.
Smartphone: auch hier kommt mein Favorit von Apple, was die Synchronisation zwischen den Geräten leichter macht.
Kopfhörer: auch die habe ich immer dabei, egal ob zur Geräuschabschirmung im Coworking Space oder um Echos beim skypen zu vermeiden.
Externes Mikrofon: ein kleines Mikrofon wie das Samsung Meteor wiegt nicht viel und eignet sich für Videoaufzeichnungen und Podcaster.
Power Bank: falls der Akku versagt und mal keine Steckdose in der Nähe ist, habe ich einen kleinen externen Akku in der Tasche.
E-Reader/Tablet: zum reinen Lesen der Kindle oder für kleine Arbeiten zwischendurch ein Tablet. Mit der App Duet verwende ich mein iPad gelegentlich sogar als zweites Display.
Mobiler Router: ein kleiner WiFi-Dongle kann (genau wie auch jedes Smartphone) einen Hotspot herstellen, wenn du eine SIM-Karte mit Datenvolumen einlegst.
Mobiler Beamer: anfangs eine Spielerei, jetzt möchte ich ihn nicht mehr missen - mein super kleiner Beamer Aiptek RA7 spiegelt den Bildschirm vom Laptop mit einer Bilddiagonale von 5 m an der Wand, was praktisch für Präsentationen oder als Heimkino ist.

Grundvoraussetzung erfüllt; die Hardware ist schön kompakt in einem Daypack eingepackt. Was das digitale Büro aber eigentlich ausmacht, sind die Apps und Services, mit denen du deine Büroausstattung ersetzt.

Dokumentenverwaltung mit Apps und in der Cloud

Wusstest du, dass der Durchschnittsdeutsche 250 kg Papier im Jahr verbraucht? Zeitschriften, Briefe, Kataloge, ausgedruckte Unterlagen und Kontoauszüge machen sicher einen großen Teil aus. Und all das auf Kosten der Umwelt. Wie oft benötigen wir denn wirklich noch Originalunterlagen? Doch nur in den seltensten Fällen. Wir schicken keine Bewerbungen mehr mit der Post, drucken keine Kontoauszüge mehr aus und müssen nicht einmal mehr am Flughafen ein Papierticket vorzeigen. Die einzige Ausnahme besteht für Unternehmer, die Rechnungen bis zu 10 Jahre aufbewahren müssen. Grundsätzlich muss aber eine Rechnung oder ein Vertrag nie ausgedurckt aufbewahrt werden, wenn du diese in digitaler Form erhalten hast. Hinweise zu den Aufbewahrungsfristen nach §147 AO und §257 Abs. 1 HGB, die für digitale als auch analoge Originale zwischen 6 bis 10 Jahren betragen, findest du hier. Bei meinem letzten Heimatbesuch habe ich mich den Kisten mit Unterlagen auf dem Dachboden meiner Eltern angenommen. Darin waren mindestens 30 dicke Aktenordner und viele lose Blätter, die sich über die Zeit angesammelt haben. Darunter Studienunterlagen, Rechnungen, verschiedenste Verträge, Gehaltsnachweise, Policen und vieles mehr. Ein paar Tage später und mit viel Staub in meiner Lunge habe ich aus der Vielzahl an Papier einen kleinen Hefter gemacht. Der Rest wanderte in den Schredder und aufs Lagerfeuer. Einige, mir wichtig erscheinende Unterlagen, habe ich mit meinem iPhone eingescannt und später auf dem Laptop in Ordnern sortiert. 99% aller Dokumente, die ich in der Vergangenheit mühsam ausgedruckt, gesammelt und organisiert habe, brauche ich (zumindest als Original) einfach nie wieder. Was soll ich mit einer 80-seitigen Versicherungspolice, die ich mir jederzeit aus dem Internet herunterladen kann? Oder warum muss ich Verträge ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden, wenn diese digital unterschrieben werden können? Und ist es nicht viel besser, seine wichtigsten Dokumente immer in der Tasche zu haben, anstatt diese in Ordnern zu vergraben? Diese Apps helfen mir dabei, meinen Papierkram auch ohne Scanner und Drucker zu organisieren und Ideen festzuhalten:

Evernote: der absolute Alleskönner unter den digitalen Notizbüchern ist Evernote, womit du jegliche Informationen archivieren und organisieren kannst. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um eine Website, eine E-Mail oder selbstverfasste Notizen oder Fotos handelt. Zum anderen eignet sich Evernote wunderbar zum File Sharing zwischen verschiedenen Geräten und Personen. Du kannst einzelne Notizbücher (Ordner) mit Freunden oder Kollegen teilen oder Informationen zwischen Laptop und Smartphone synchronisieren. Auch viele andere Tools haben eine Evernote Integration, wodurch Daten noch einfacher geteilt werden können.
Backblaze: Die klassischen Aktenordner mussten vor Feuer, Diebstahl oder dem Vergilben über die Zeit geschützt werden. Diese Sicherheitsvorkehrungen brauchst du mit einem guten Backup-System nicht mehr. Ich nutze den sehr zuverlässigen Backup-Service Backblaze. Meine Dateien aus ausgewählten Ordnern werden stündlich im Hintergrund in die Cloud hochgeladen. Wenn ich Daten verliere oder versehentlich lösche, bekomme ich diese problemlos wieder. Außerdem kann ich über mein Smartphone auf alle Daten in meinem Backup zugreifen und diese herunterladen.
Dropbox: Ziemlich jeder kennt Dropbox und hat den Service wohl auch schon einmal verwendet. Anstatt Briefe oder USB-Sticks mit Unterlagen hin- und herzusenden, werden die Dateien einfach in die Dropbox gelegt und kann von eingeladenen Leuten aus der Cloud heruntergeladen werden. Der Service ist kostenlos und der anfängliche Speicherplatz von 2GB kann durch Einladungen von Freunden bis auf 16GB erweitert werden. Dropbox eignet sich auch gut, um Daten zwischen eigenen Geräten, beispielsweise vom Computer zum Handy, zu bewegen. Eine gute Alternative ist Mega mit kostenlosen 50 GB Speicherplatz.
Scanbot: Scanner ade, willkommen papierloser Ordner. Mit einer Scann-App für das Smartphone können Dokumente bereits in erstaunlich guter Qualität gescannt werden. Die Apps DocScan und Scanbot sind hervorragende kostenlose Alternativen. Die Bedienung ist einfach, die Organistion der Scans direkt innerhalb der Anwendung möglich und das Teilen mit anderen Apps ist kein Problem.

Dokumente digital unterschreiben

Auch das sinnlose Ausdrucken, Unterschreiben und abermalige Einscannen von Dokumenten ist nicht mehr nötig. Für die meisten Schriftstücke reicht es aus, wenn du dir einmalig eine handgeschriebene Unterschrift einscannt (oder diese z.B. in Preview beim Mac einmal anlegst) und dann in das Unterschriftsfeld von Dokumenten einsetzt. Für rechtskräftige Verträge, die eine verifizierte Unterschrift benötigen, kannst du dir eine digitale Signatur für den Adobe Reader oder Microsoft anlegen und damit direkt PDF- oder Word-Datei signieren.

Briefpost digitalisieren lassen

Das wird interessant für dich, wenn du oft über längere Zeit unterwegs bist und niemanden hast, der regelmäßig in deinen Briefkasten schaut. Generell kannst du Anbieter wie Telekom, Versicherer oder Banken darum bitten, dir nur noch E-Mails anstelle von Briefpost zu schicken. Für alle sonstigen Briefe kannst du einen Scanservice nutzen.

Scanservices zum Empfang von Briefpost

Ich nutze selbst einen solchen Service für meine geschäftliche Post in Hong Kong. Sobald ein Brief für mich angekommen ist, bekomme ich eine E-Mail mit der eingescannten Post. Daraufhin entscheide ich, ob ich das Original brauche (was in 99% der Fälle nicht nötig ist) oder das Original aufbewahrt bzw. vernichtet werden soll. Der große Vorteil: wichtige Unterlagen kann ich sofort als digitalen Scan in Ordnern ablegen und habe sie damit immer zur Hand, wenn ich sie brauche. Alles andere wird mit einem Mausklick gelöscht und belastet mich nicht mehr. Einen solchen Service in Deutschland mit deutlich höherer Benutzerfreundlichkeit bieten Dropscan und der E-Postscan der Deutschen Post an. Die Funktionsweise ist einfach: für deine Post wird ein Nachsendeauftrag eingerichtet, die Briefe werden digitalisiert und du kannst sie in deiner digitalen Scanbox ansehen und entscheiden, was mit den Originalen passieren soll.

Briefe und Faxe über den Computer versenden

Leider gibt es immer noch genügend Institutionen, die Dokumente nur in Papierform akzeptieren. Glücklicherweise gibt es auch dafür Lösungen. Anstatt zum Postamt zu rennen, kannst du Briefe mit PixelLetter bequem über den Computer versenden. Dafür lädst du das Dokument als Word- oder PDF-Datei hoch und lässt es von Pixelleter drucken, kuvertieren und innerhalb von 24 Stunden versenden. Noch ungalublicher finde ich, dass in Büros noch Faxmaschinen stehen. Ich muss zumindest alle paar Monate mal ein Fax schicken, um einen Vertrag abzuschließen oder eine Änderung in Auftrag zu geben. Aber auch das ist kein Problem, da es Services wie PamFax gibt, die dein digitales Dokument als Fax versenden.

Festnetztelefon gegen Telefonservices tauschen

Um unter einer Festnetznummer erreichbar zu sein, brauchst du schon lange kein Festnetztelefon mehr, das klassisch in deinem Büro steht und mit der Telefonbuchse verbunden ist. VoIP (Voice over IP) sei Dank. Dank VoIP Lösungen oder einem virtuellen Sekretariat kannst du weltweit unter einer ganz normalen deutschen Festnetznummer erreichbar bleiben. Das bietet sich dann an, wenn du zwar im Coworking Space oder einem Starbucks arbeitest, bei deinen Kunden aber trotzdem einen professionellen Eindruck erwecken willst. Skype, Google Hangouts, Facebook oder WhatsApp Telefonie - all das ist technisch über VoIP gelöst. Bei Skype beispielsweise kannst du dir für ein paar Euro im Monat eine Festnetznummer buchen. Anrufe auf diese Nummer nimmst du über die Skype App am Handy entgegen oder richtest eine Weiterleitung auf deine Handynummer ein, wenn du offline bist. Ob du gerade in Thailand am Strand liegst oder im Büro in Oberhausen bist, merkt der Anrufende nicht. Eine ähnliche Lösung ist Sipgate, wo du kostenlos eine deutsche Festnetznummer bekommst, mit der du über eine App auf deinem Handy Anrufe entgegennehmen kannst. Zudem kannst du kostenpflichtig über die App auch selbst anrufen. Bei deinem Gesprächspartner erscheint die deutsche Festnetznummer auf dem Display. Wenn du gleich nach einem kompletten virtuellen Sekretariat suchst, dann schau mal beim ebuero vorbei. Der Telefonservice richtet dir eine Festnetznummer ein und die Anrufe deiner Kunden und Partner werden von einem professionellen Sekretariat beantwortet. Nach einem eingegangenen Anruf bekommst du sofort bescheid und kannst selbst zurückrufen.

Buchhaltung in der Cloud anstatt der Schuhbox

Wie weiter oben bereits erwähnt, musst du Originalbelege zwar aufheben, allerdings nur in der Form, in der sie dir zugegangen sind. Bitte fange also nicht damit an, digitale Rechnungen auszudrucken. Alle Belege in Papierform kannst du mit einer Scanner-App digitalisieren und direkt in ein Accounting Tool hochladen. Nur für den Fall einer Steuerprüfung musst du die Originale noch bis zu 10 Jahre vorzeigen können. Gute webbasierte Buchhaltungsprogramme ( Cloud Accounting Tools) sind Fastbill für den deutschen Markt oder Freshbooks und mein Favorit Waveapps als internationale Alternativen. Mit diesen Tools pflegst du Transaktionen über eine benutzerfreundliche Oberfläche ein, lädst die dazugehörigen Belege hoch, kannst teilweise sogar automatisch Kontoauszüge von deiner Bank bzw. PayPal abrufen und deinem digital versierten Buchhalter einen Gastzugang geben.

Arbeitest du bereits digital?

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Auch der Rest des täglichen Lebens kann digitalsiert werden

Ich denke da zuerst Bücher, Zeitschriften, CDs und Filme. All das gibt es On-Demand in digitaler Form, so dass du diese Sachen nicht mehr ins Regal stellen musst, sondern darüber verfügen kannst, wann immer du es brauchst. Wer es noch weiter treiben möchte, kann alte Fotos und Postkarten einscannen oder Andenken abfotografieren. Selbst Dinge wie der Wocheneinkauf können digital erledigt werden. Autos stehen über Car-Sharing-Apps auf Abruf, wenn du sie brauchst und Lagerplätze für Hausrat kannst du digital verwalten, anstatt den Dachboden von Freunden zu nutzen. Okay, an dieser Stelle ziehe ich für mich einen Schlussstrich, denn auch ich genieße es sehr, ein echtes Buch in der Hand zu halten und durch eine Kiste mit meinen Andenken zu stöbern. Zeigen wollte ich lediglich, das der Digitalisierung unseres Lebens keine Grenzen gesetzt sind.

Und was ist mit der Sicherheit?

Wie ein herkömmliches Büro kannst du die Hardware deines digitalen Büros absichern. Du kannst dich gegen Verlust, Diebstahl und Beschädigung versichern. So sehr du dich gegen materielle Schäden absichern kannst, so wenig kannst du allerdings gegen die Paranoia des Datenklaus machen. Gegen den Klau und Missbrauch von Daten kannst du dich nur auf eine Art und Weise komplett absichern: offline bleiben. Da wir das nicht wollen, gibt es zumindest ein paar Dinge, die du tun kannst:

VPN nutzen: vor allem wenn du in öffentlichen Netzwerken surfst, solltest du immer einen Proxy nutzen, der dich vor Datenmissbrauch schützt.
Sichere Passwörter: öffentliche Ordner auf dem Laptop, die WiFi-Verbindung über den Handy-Hotspot und natürlich alle Online-Konten sollten sichere Passwörter haben. Möglichst unterschiedlich und möglichst unter Verwendung eines Passwort-Managers, über den du bei Diebstahl des Laptops alle Passwörter zentral verwalten kannst.
Daten synchronisieren: egal, ob du deine Daten in die Cloud hochladen möchtest oder lieber lokal auf einer externen Festplatte speicherst, du brauchst ein Backup-System, das regelmäßig deine Daten sichert.

An dieser Stelle kommt für gewöhnlich der Einwand, dass unsere Daten in der Cloud nicht sicher sind und Facebbok, Google & Co unsere preisgegebenen Informationen missbrauchen. Zunächst solltest du dir die Frage stellen, wie wichtig deine Daten für andere Menschen sind. Macht sich wirklich jemand die Mühe, die Dropbox von Klaus Müller nach geheimen Daten zu durchsuchen? Zum anderen ist natürlich klar, dass Internetunternehmen unsere Daten für ihre Zwecke verwenden. Allen voran Google und soziale Netzwerke, die beispielsweise die Werbeanzeigen an unser Surfverhalten anpassen. Aber auch hier sehe ich kein Problem, da ich lieber Werbung für lokale Veranstaltungen als für Viagra sehe. Wir sollten uns bewusst darüber sein, dass das Internet nicht vergisst. Alles was wir online stellen, bleibt dort und kann missbraucht werden. Genauso können aber auch ein Büro abbrennen, eine externe Festplatte versagen und eine Payback Karte von Edeka für personalisierte Werbung genutzt werden. Versuche dien Misstrauen also in angemessene Realtionen zu setzen.

Nun fehlt nur noch der richtige Arbeitsplatz

Jetzt bist du leicht unterwegs und hast alle Büorgegenstände gegen Apps ausgetauscht. Was nun? Wo geht es hin zum Arbeiten, wenn nicht ins Büro? Du hast die Qual der Wahl zwischen Home-Office, Café, Coworking Space und Hängematte. Finde für dich heraus, wo du welche Arbeiten am produkivsten erledigen kannst. Für mich funktioniert es sehr gut, bestimmte Tätigkeiten mit Orten zu verbinden. So gehe ich zum Schreiben am liebsten in ein gefülltes Café oder einen Coworking Space und erledige administrative Aufgaben, wenn ich alleine in einer ruhigen Umgebung bin. Wenn du Lust hast, dein digitales Büro mit in die Welt zu nehmen, dann findest du in diesem Artikel die besten Orte zum Arbeiten weltweit. Wichtig ist, dass du trotz der neugewonnenen Freiheit Routinen entwickelst, um auch ohne festen Arbeitsplatz produktiv zu bleiben.

Hast du noch Tipps für uns? Wie sieht dein digitales Büro aus?

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