Fokus, Fokus, Fokus: Mit Pyramiden und selektiver Disziplin zu mehr Produktivität
Stehe morgens eine Stunde früher auf, folge dieser 8-Schritt-Morgenroutine, erledige die "most important task" als Erstes und mache Pomodoros. Ach ja, und immer schön große Ziele stecken, denn wenn du auf den Mond zielst und verfehlst, triffst du ja immer noch die Sterne. Mal ganz ehrlich, so gut gemeint wie diese Ratschläge auch sind, sorgen sie für die meisten von uns doch eher für Frustration als für mehr Produktivität und Fokus. Wir lesen und hören uns Tipps zu Produktivitätstechniken an und fühlen uns dann schlecht, wenn sie für uns nicht funktionieren. Das nicht alle Tipps für jeden von uns funktionieren, liegt ganz einfach daran, dass jeder Mensch andere Persönlichkeiten und
Antreiber hat, die ihn motivieren. Deshalb kann es kein Allgemeinrezept für mehr Fokus geben. Nur eine Sache, die ist für uns alle gleich: wenn wir zu viel wollen und unsere hoch gesteckten Ziele nicht erreichen, dann wird es kontraproduktiv.
Kein Mensch hat so viel Willenskraft ...
Eine Gewohnheit zu ändern oder neu zu erlernen, benötigt Willenskraft bzw. Fokus. Genauso ist es mit neuen Routinen oder dem Durchstehen von Motivationstiefs. Stelle dir deine Willenskraft wie einen Akku vor, der nach dem Aufstehen am Morgen aufgeladen ist und jedesmal ein paar Prozent verliert, wenn du etwas Anstrengendes tust. Da unsere Willenskraft endlich ist, können die wenigsten Menschen mehrere Gewohnheiten zur gleichen Zeit ändern, ihr striktes Fitnessprogramm durchziehen und dann noch 10 Stunden täglich konzentriert an einem Projekt arbeiten. Es geht einfach nicht. Der Akku ist irgendwann leer. Genau deshalb bin ich ein Fan von kleinen Veränderungen. Eine neue Gewohnheit im Monat, eine kleine Veränderung der Arbeitsroutine und der Fokus auf nur ein Projekt zur gleichen Zeit. Anstatt ununterbrochen diszipliniert sein zu wollen, brauchst du selektive Disziplin. Und zwar immer dann, wenn dir etwas wirklich wichtig ist (z.B. eine neue Gewohnheit oder ein Projekt, an dem du arbeitest). Genauso wie bei einer neuen Diät oder einem Fitnessprogramm finde ich es auch beim fokussierten Arbeiten wichtig, immer mal wieder "Cheat Days" einzulegen. Wir sind keine Roboter, die durchgehend 100% Leistung bringen. Wir brauchen unsere Schaffenspausen, in denen wir unserer Willenskraft eine Pause geben und das Leben genießen, ohne uns dabei ein schlechtes Gewissen einzureden. Mein Ratschlag an dich: think big, go small!
Wie funktioniert das nun mit dem Fokus?
Wenn wir in unserem geschäftigen Alltag gefangen sind, dann fühlt sich alles genauso wichtig an. Solange wir irgendetwas tun (E-Mails beantworten, Facebook checken, ...), fühlen wir uns produktiv. Oft ist das ein Trugschluss, denn wir tun die falschen Dinge und überladen uns mit Aufgaben, die unseren Fokus stehlen. Das Gegenteil von Fokus ist das Beschäftigen mit unwichtigen Dingen. Das Multitasking nicht funktioniert und du keine unendliche Willenskraft und Disziplin aufbringen kannst, brauche ich dir nicht mehr zu erzählen. Anstatt immer mehr in deinem Tag unterzubringen, musst du weniger von den Dingen machen, die weniger wichtig sind. Es kommt ganz einfach darauf an, Prioritäten zu setzen und sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. In seinem Buch "The ONE Thing" stellt Gary Keller eine einfache Frage, die dabei helfen kann:
"Was ist die eine Sache, die ich jetzt tun kann, damit alle weiteren Aufgaben einfacher oder unnötig werden?"
Genau nach dieser Frage kannst du deine Aufgaben sortieren. Deine To-Do-Liste sollte keine lange Aufzählung von wahllos angeordneten Aufgaben sein, sondern eine Erfolgsliste. Ganz oben steht die eine Aufgabe, die im Moment am wichtigsten ist, danach folgen die weiteren To-Do's mit absteigender Priorität. Mir geht es oft so, dass eine Aufgabe weiter unten auf der Liste überflüssig geworden ist oder deutlich einfach abzuarbeiten ist, wenn ich eine Aufgabe von weiter oben erledigt habe. Hier mal ein Beispiel: ich möchte bis zum 31.12. ein Buch veröffentlichen. Auf meiner Liste stehen Aufgaben wie Kapitel XY schreiben, Cover Design, Interviews führen, Lektorat und Verkaufsseite anlegen. Diese Aufgaben müssen in einer logischen Reihenfolge abgearbeitet werden, denn es kann nicht lektoriert werden, bevor geschrieben wurde, oder die Verkaufsseite erstellt werden, bevor das Cover fertig ist. Also beginne ich in diesem Monat mit dem Schreiben von Kapitel 1 und 2. Mein tägliches Ziel ist es, 3 Stunden zu schreiben und dabei mindestens 1.000 Wörter zu tippen. Diese eine Aufgabe hat meinen absoluten Fokus. Im nächsten Monat stecke ich dann schon so tief im Thema, dass es mir deutlich leichter fällt, den Designer zu briefen, meinen Interviewpartnern die richtigen Fragen zu stellen und die Verkaufstexte für die Sales Page zu schreiben.
Die Fokus-Pyramide als Kompass
Wenn ich die Hundertste Produktivitäts-App installiert habe und damit an einer Sache arbeite, die meinem Business nicht wirklich hilft, dann habe ich nicht viel gekonnt. Es kommt in erster Linie darauf an, die richtigen Dinge zu machen (Effektivität), anstatt die Dinge richtig zu machen (Effizienz). Stelle dir eine Pyramide vor. Ganz oben steht dein Warum (Purpose), gefolgt von dem Was (Priority) und dem Wie (Productivity) ganz unten. Es sollte logisch sein, dass wir zuerst unser Warum kennen müssen, bevor wir die Aufgaben nach Prioritäten ordnen und dann mit Hilfe von all den tollen Produktivitäts-Tools umsetzen können.
Warum mache ich etwas? Wenn mich dieses Projekt oder diese Aufgabe meiner Vision (oder dem Geld verdienen) näher bringt, entsteht automatisch Motivation und Willensstärke für die Umsetzung.
Was mache ich? Hier beginnt Effektivität, also die Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit. Dabei helfen To-Do-Listen oder die Eisenhower-Matrix.
Wie mache ich etwas? Die Effizienz-Ebene wird oft fälschlicherweise als Schlüssel zu mehr Produktivität verstanden. Hier geht es lediglich um die Umsetzung mit Hilfe von Methoden und Tools (z.B. Routinen, Arbeitsumgebung, Pomodoro, Batch Processing).
Macht diese Pyramide Sinn für dich? Wenn dein Warum und dein Was nicht klar sind, dann helfen dir die tollsten Techniken und Tools nichts, denn du rennst in die falsche Richtung. Fange also immer oben mit dem Warum an und ordne basierend darauf deine Prioritäten.
Der tägliche Fokusblock
Das Parkinson'sche Gesetz sagt, dass sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maß, wie komplex sie wirklich ist). Das kannst du sicher so unterschreiben, oder? Genau deshalb macht es für mich Sinn, meinen Tag in zeitlich begrenzte Arbeitsblöcke einzuteilen. Tue ich das nicht, könnte ich mich stundenlang in E-Mails, Facebook oder Telefonaten verlieren. Das Zeitlimit für bestimmte Aufgaben unterstützt auch das
Pareto-Prinzip (80/20-Regel), denn wenn ich nur begrenzte Zeit für eine Aufgabe habe, dann maximiere ich automatisch das Verhältnis von Arbeitsaufwand und Ergebnis. Der erste Arbeitsblock des Tages gehört immer meinem Fokus-Projekt. Beim Schreiben des
Wireless Life Guide habe ich mir jeden Vormittag 3-4 Stunden Zeit genommen. Das Schreiben war für ein paar Monate meine absolute Priorität. Nichts anderes war wichtiger. Keine Skype Calls, keine E-Mails und auch keine Blogartikel. Diesen Fokusblock unterteile ich mir mit
Pomodoros mit einer Dauer von jeweils 55 Minuten und anschließender fünfminütiger Pause. Nach 3-4 Durchläufen folgen dann am Nachmittag weitere Arbeitsblöcke mit abnehmender Wichtigkeit. Diese sind zwar wichtig für mein Business, brauchen aber weniger Konzentration bzw. verdienen momentan nicht meinen Hauptfokus. Am allerwichtigsten für solche Fokusblöcke ist es, wirklich nur EINEN Fokus zu haben. Es gibt immer nur die EINE wichtigste Sache für die nächste Woche, den nächsten Monat oder sogar das gesamte Jahr. Erst wenn diese erledigt ist, dann kommt der Rest. Für meinen Fokusblock sind die folgenden Rahmenbedingungen wichtig:
Zeit nehmen: ich weiß, wir sind alle immer so unglaublich busy, aber für die eine wichtige Sache musst du dir ganz einfach ein paar Stunden Zeit täglich nehmen.
Ablenkungen vermeiden: in der Fokuszeit ist das Smartphone nicht in Sichtnähe, Facebook und YouTube sind im Browser geschlossen und wenn du kein Internet brauchst, dann setze dich am besten in ein Café ohne WiFi.
Routinen entwickeln: ich checke morgens für max. 15 Minuten meine E-Mails, reagiere auf super wichtige Dinge (was selten vorkommt) und gehe dann entweder in ein Café oder in einen Coworking Space, um meinen Fokusblock zu beginnen. Mein Kopf verbindet diese Orte mittlerweile schon automatisch mit bestimmten Tätigkeiten.
klare, erreichbare Ziele setzen: das ist so wichtig, denn so gut es ist, große Visionen zu haben, brauche ich kleine Meilensteine, die ich tatsächlich jeden Tag erreichen kann. Jeder dieser Meilensteine (z.B. 1.000 Wörter schreiben oder 2 Stunden in Thema XYZ einlesen) ist ein Dominostein auf dem Weg zum großen Ziel.
sich selbst belohnen: meine Belohnung nach dem 3-4-stündigen Fokusblock ist ein langes Mittagessen mit Freunden, das Rumklicken auf YouTube und Facebook oder das "Herumspielen" mit neuen (im Moment nicht wichtigen) Projektideen.
Mache ich diesen Fokusblock jeden Tag? Nein! Gibt es auch Tage, an denen mal was dazwischenkommt? Auf jeden Fall! Das Leben ist nicht geradlinig. Es kommen immer Dinge dazwischen, Möglichkeiten ergeben sich oder es das Wetter lädt zum Rausgehen ein. Ich habe für mich gelernt, dass mich Zwang nicht motiviert. Ich möchte flexibel bleiben und meinen Fokus für gewisse Zeiten auch mal schleifen lassen. Aber dann gibt es auch die Zeiten, in denen ich super fokussiert an Projekten arbeite, die
meinem Warum entsprechen. Dann erfüllt es mich zutiefst, jeden Tag einen Fokusblock einzulegen und meinen Zielen näher zu kommen. Letztendlich läuft alles auf selektive Disziplin hinaus. Überlege dir ganz genau, wann du deine ganze Willenskraft auf ein Ziel ausrichtest und welche Dinge diesen Fokus nicht verdient haben. Fokus bekommst du nicht, wenn du dich überforderst, sondern indem du die richtige Balance findest.
