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So befreist du dich als Dienstleister aus der Zeit-gegen-Geld-Falle

Sebastian Kühn
von Sebastian Kühn
9 min
09.12.2023 00:00:00

So befreist du dich als Dienstleister aus der Zeit-gegen-Geld-Falle

Nach meiner letzten Festanstellung wollte ich alles, bloß keine Strukturen mehr. Feste Abläufe waren mein Inbegriff für den monotonen Büroalltag. Aber wie bei allen Unternehmern hat es auch bei mir nicht lange gedauert bis ich mir eingestehen musste, dass ich ohne klare Prozesse und Automatismen im Tagesgeschäft schnell absaufe. Mein erstes selbständiges Einkommen habe ich als Freelancer verdient. Ich habe akquiriert, geschindert und abgeliefert, aber so richtig ging es nicht voran. Das Hamsterrad drehte sich munter weiter und mir fehlten ganz einfach Zeit und Know-How, um meine Strategie zu überdenken. Mehr durch Zufall als durch gute Planung habe ich nach einem Jahr meine Übersetzungen nicht mehr als Freelancer, sondern als Agentur angeboten. Die Bezahlung war ab diesem Zeitpunkt deutlich besser, die Arbeitsabläufe aber immer noch ein Chaos. Immer wieder habe ich mich über die gleichen Dinge geärgert, bis ich das Geschäft einstellte. Als Freelancer, Dienstleister oder Agentur-Inhaber kennst du diese undankbare Position sicher: deine Kunden verlangen individuelle Dienstleistungen mit maximaler Qualität, zu niedrigen Preisen und das am besten gestern. Um aus diesem Teufelskreis herauszukommen, braucht es standardisierte Abläufe. Genau solche habe ich 2017 mit Melanie Retzlaff für mein Business entwickelt und freue mich deshalb ganz besonders über ihren Gastbeitrag. Melanie hilft mit ihrer entwickelten Methode inhabergeführten Unternehmen dabei, mehr Struktur in ihr Tagesgeschäft zu bekommen. Also, Bühne frei für Melanie!    

Warum Dienstleister mehr wie Ingenieure denken müssen

Stell dir vor, du lebst in einem kleinen Dorf und der Bürgermeister ernennt dich zum örtlichen Wasserversorger. Du bist dafür zuständig, dass du und die anderen Dorfbewohner ausreichend Wasser zu Verfügung haben. Bezahlt wirst du für jeden Liter Wasser, den du ins Dorf bringst. Wenn du ein Dienstleister-Mindset hast, dann wirst du dir zwei Eimer schnappen und zum Fluss gehen. Du weißt, dass du sehr schnell Geld verdienen kannst, denn der Bürgermeister bezahlt dich regelmäßig und du kannst den Abend in der Taverne verbringen. Das Problem mit dieser Denkweise ist, dass du zwar schnell Geld verdienst, doch dein Lebensstandard ebenso schnell wachsen wird. Außerdem hast du mit zunehmenden Alter weniger Energie, womit das Wasserschleppen immer mühseliger wird. Nun stell dir vor, du adaptierst die Denkweise eines Ingenieurs. Dann wirst du dir überlegen, wie eine Wasserleitung aussehen kann, die das Wasser automatisch transportiert. Natürlich ist die Wasserleitung nicht in einem Tag gebaut. Tagsüber schleppst du Wassereimer, um deinen bescheidenen Lebensunterhalt zu verdienen und am Abend und an den Wochenenden baust du an deiner Leitung. Wahrscheinlich musst du zu Beginn den Boden erst einmal hart bearbeiten, um ein stabiles Fundament für die Leitung zu erstellen. Der Bau mag Monate oder Jahre dauern. Die Dorfbewohner verspotten dich, weil sie kein Ergebnis deiner Bemühungen sehen und an vielen Abenden verzichtest du auf das Beisammensein in der Taverne, um an deiner Konstruktion zu arbeiten. Doch du merkst, dass das Wasserschleppen schon nach ein paar Monaten leichter wird, weil du nicht mehr den ganzen Weg bis zum Fluss laufen musst, sondern die unfertige Leitung deinen Weg verkürzt. Wenn die Leitung dann endgültig fertig ist, haben du und die Dorfbewohner Wasser im Übermaß und die Energie, die du aufwendest, um die Leitung in Stand zu halten, ist nichts mehr im Vergleich zum Wasserschleppen. Du bist zufrieden, die Dorfbewohner sind es und der Bürgermeister ebenso.  

Baue dir deine eigene Wasserleitung

Business mit Struktur ist ein Weiterbildungs- und Coachingprogramm, dass dir dabei hilft, deine eigene Wasserleitung zu bauen. Dazu habe ich eine Methode entwickelt, die aus 12 Modulen besteht. Ein Modul beschäftigt sich mit standardisierten Angeboten, die einen wesentlicher Teil deiner Wasserleitung darstellen. Wie du ein standardisiertes Angebot entwickelst, zeige ich dir hier Schritt für Schritt.  

1. Kenne deinen idealen Kunden

Die Zeiten in denen Firmen Angebote produzieren können, die sich an alle Menschen richten, sind vorbei. Dafür gibt es für die Konsumenten zu viele Wahlmöglichkeiten. Natürlich wählen sie die Produkte und Dienstleistungen, die am besten auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Mit diesem Wissen können wir uns ganz genau überlegen, mit wem wir gerne zusammenarbeiten wollen.
  • Wem möchtest du gerne helfen?
  • Wer ist dein idealer Kunde?
  • Mit wem macht die Zusammenarbeit am meisten Spaß?
 

2. Transformiere deinen Kunden

Wirklich wertvoll bist du für deinen Kunden, wenn du ihm ein Problem löst oder ihm dabei hilfst, sein Problem selbst zu lösen. Der Weg von einem Problem zu einer Lösung ist eine Transformation.
  • Wie sieht sein Leben vor der Lösung seines Problems aus?
  • Wie ist das Leben nach der Zusammenarbeit mit dir?
  • Welche Zwischenschritte muss der Kunde gehen, um vom Start zum Ziel zu kommen? Was sind die Meilensteine?
Um den Begriff Transformation etwas plastischer zu machen, möchte ich ein Beispiel geben: Bevor meine Kunden zu mir kommen, ist ihr Business-Alltag von Stress geprägt. Sie sind ständig am Feuerlöschen und können deshalb wenig strategisch arbeiten. Die Unternehmer sind sehr stark im Tagesgeschäft eingebunden. Auch wenn sie Mitarbeiter haben, nehmen ihre Aufgaben nicht wirklich ab. Nachdem meine Kunden mit mir gearbeitet haben, haben sie Systeme und Strukturen für ihr Unternehmen entwickelt, die dauerhaft und zuverlässig für sie arbeiten. Der Unternehmer muss weniger im Daily Business tätig sein und kann seine visionären Aufgaben wahrnehmen. Die Mitarbeiter kennen ihre Rollen ganz konkret und sind in der Lage, hochqualitative Arbeit eigenständig und selbstverantwortlich zu leisten. Das Unternehmen ist von Systemen und nicht von einzelnen Mitarbeitern abhängig. Damit die Transformation vom Chaos zum strukturierten Unternehmen stattfinden kann, muss es Mini-Transformationen geben. Das Ziel ist nicht in einem Schritt erreichbar. Die Mini-Transformationen bei Business mit Struktur sehen wie folgt aus:
  • Brand: Das Unternehmen braucht eine starke Marke, welche im Markt einzigartig ist. Die Mitarbeiter müssen die Markenpersönlichkeit und das Markenversprechen in der täglichen Arbeit anwenden können.
  • Finanzen: Das Unternehmen hat eine profitable Kostenstruktur, eine ausreichend hohe Bruttomarge und der Unternehmer bekommt die Finanzreports, die wichtig sind, um strategische Entscheidungen zu treffen. Das Unternehmen kontrolliert seine Finanzen aktiv, damit die Unternehmensvision Wirklichkeit werden kann.
  • Marketing: Die Firma hat Marketingsysteme etabliert, die auf der Markenpersönlichkeit und dem Markenversprechen basieren und konstant neue Leads generieren. Relevante Kanäle wurden identifiziert und werden kontinuierlich für mehr Sichtbarkeit entwickelt.
  • Team: Das Unternehmen hat ein Organigramm welches zeigt, wie die Firma aussieht, wenn sie fertig ist. Jede Position hat eine konkrete Stellenbeschreibung, in der Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgelegt sind. Es gibt einen hochwertigen Onboarding-Prozess, dem es den neuen Mitarbeiter möglich macht, die Unternehmensvision und die Marke kennenzulernen und zu verinnerlichen.
  • Führung: Der Inhaber versteht es, seine Verantwortlichkeiten als Vorbild und Visionär wahrzunehmen und ist in der Lage, Aufgaben effektiv zu delegieren.
  • Lieferung: Das Unternehmen hat eine grandiose Customer-Experience und ist in der Lage, seine Kunden ein Leben lang zu behalten. Jede Interaktion des Kunden mit der Firma spiegelt das Markenversprechen wieder.
  • Vertrieb: Der Vertrieb dient dazu, bereits interessierte Menschen in zahlende Kunden zu überführen, ohne dabei manipulativ sein zu müssen.
  • Vision: Der Unternehmer hat eine klare Vision für sein Business und weiß, wie das Unternehmen in 5-10 Jahren aussehen soll. Diese Unternehmensvision ist für alle Mitarbeiter greifbar und richtet sich an zeitlosen Werten aus.
  • Qualität: Das ganze Unternehmen ist in allen Abteilungen durchstrukturiert. Prozesse, die automatisiert werden können, werden automatisiert. Die Systeme werden regelmäßig in Stand gehalten.
  • Angebote: Das Unternehmen hat eine Angebotsstruktur, die sich an die Bedürfnisse des Kunden richtet und standardisierbar ist. Die Angebote werden mit den Jahren weiter entwickelt und immer besser gemacht.
  • Reflexion: In regelmäßigen Abständen setzt sich der Inhaber mit seinem Management-Team zusammen und schaut sich an, ob die Firma immer noch auf Kurs ist und die Unternehmensvision zur Realität wird. Hier werden greifbare Ziele entwickelt.
 

3. Organisiere deine Transformation in eine Methode

Nicht jede Transformation muss so viele Schritte haben, wie es bei Business mit Struktur der Fall ist. Viele Transformationen sind auch in 2-3 Meilensteinen zu erreichen. Dennoch ist es sinnvoll, die Mini-Transformationen in eine Methode zu organisieren. Die Methode sorgt für folgendes:
  • Der Endkunde versteht klar und deutlich, welche Schritte es braucht, um zu einer dauerhaften Lösung zu kommen.
  • Der Inhaber verzettelt sich weniger, wenn er seine Projekte und Aufgaben an einer Methode ausrichtet.
  • Du kannst deine Methode und nicht deine Zeit verkaufen - deine Methode ist dein Produkt.
Je nachdem, welche Abhängigkeiten die einzelnen Meilensteine zueinander haben, ergibt sich eine bestimmte Grafik. Im Fall von Business mit Struktur ist der Kuchen mit den 12 unterschiedlichen Kuchenstücken sinnvoll. Der Kreis symbolisiert Ganzheitlichkeit und alle Kuchenstücke berühren sich in der Mitte. Der Kreis hat keinen Anfang und kein Ende. Aber es gibt auch andere Methoden, wie beispielsweise der Wasserfallprozess. Hier gibt es einen klaren Anfang und ein klares Ergebnis. Die Zwischenschritte bauen logisch auseinander auf, wobei kein Schritt ausgelassen werden darf. Ein Beispiel für eine solche Methode wäre das Erstellen einer Corporate Identity oder die Produktion einer Podcast-Folge. Eine Sammlung diverser Methoden und derer Verwendungsmöglichkeiten kannst du dir unter diesem Link holen.  

4. Finde das passende Format

Ist dir aufgefallen, dass ich bis jetzt noch überhaupt nicht von konkreten Angeboten, wie Buch, Online-Kurs, App, Service, Beratung, Event oder Coaching gesprochen habe? Das liegt daran, dass eine Lösung ganz losgelöst vom Format ist. In den vorherigen Absätzen haben wir davon gesprochen, wie die Transformation des Kunden aussieht. „From Chaos to Order“ heißt es bei Business mit Struktur. Doch in welchem Format ich diese Lösung ausliefere, habe ich noch nicht gesagt. Erst wenn dir das Problem deines Kunden wirklich klar ist und du weißt, wie eine adäquate Lösung dafür aussieht, machst du dir Gedanken, in welchem Format du diese Lösung ausliefern möchtest. Hier geht es auch stark darum, welche Talente, Ressourcen und Neigungen du hast. Ich habe zum Beispiel gemerkt, dass mir Dienstleistungen nicht so viel Spaß machen. Doch ich liebe es, meinem Kunden zu helfen, dass er sich selbst helfen kann. Deshalb ist mein ideales Format Coaching. Vielleicht bist du ein leidenschaftlicher Programmierer und wählst das Format App oder Software-Tool. Oder du stellst gerne Events auf die Beine und lieferst dort deine Transformation für deinen Kunden. Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.  

5. Entwickle eine sinnvolle Angebotsstruktur

Dein gewähltes Format muss in der Lage sein, mindestens 80% deiner Zieleinnahmen zu generieren, da es sich um dein Kernangebot handelt. Demzufolge wird es wahrscheinlich eher hochpreisig sein. Kunden, die dich noch nicht kennen, haben wahrscheinlich noch nicht genug Vertrauen, um dir ihr hart verdientes Geld zu übergeben. In dem Fall ist es sinnvoll, ein kleines (kostenpflichtiges) Angebot davor zuschalten, damit sie deine Leistung erst einmal ausprobieren können. Ich nenne dieses Angebot „Easy Yes“. Achte bei der Konzipierung deines „Easy-Yes-Angebots“ auf folgendes:
  • Das Easy-Yes muss dem Kunden eine echte, kleine Lösung geben.
  • Nachdem der Kunde das „Easy-Yes“ in Anspruch genommen hat, muss es für ihn die logische Konsequenz sein, dass Kernangebot zu kaufen.
Für die Kunden, die dich kennen und dein Kernangebot bereits gekauft haben, machen eine Reihe an Follow-Up-Angeboten Sinn. Es ist wesentlich einfacher, Kunden, die dir bereits vertrauen, weitere Lösungen anzubieten als Fremde zu überzeugen, das erste Mal bei dir zu kaufen.  

6. Entwickle dein Angebot weiter

Dein Kernangebot wird sich über die Jahre weiterentwickeln. Plane jetzt schon die verschiedenen Entwicklungsstufen deines Angebots. Bedenke dabei, dass du nicht immer mehr Angebote auf den Markt bringen musst, um mehr Umsatz zu generieren, sondern auch dein Kernangebot besser machen kannst. Vielleicht fängt deine Beratungsleistung in einem Word-Dokument an und ist in 3 Jahren softwareunterstützt. Vielleicht mietest du dir zu Beginn fremde Locations für deine Events und hast in 5 Jahren ein eigenes Seminarhaus.  

7. Akquiriere deine ersten Kunden manuell

Wenn du bis zu diesem Schritt der Angebotsentwicklung gekommen bist, dann hast du es fast geschafft. Dein Konzept seht. Doch so viel konzeptionelle Mühe wir uns auch geben, sehen wir erst, dass das Angebot funktioniert, wenn wir zahlende Kunden gewonnen haben. Deshalb überlege dir, wie du deine ersten Kunden manuell akquirieren kannst. Marketing-Methoden wie Blogging, YouTube und Podcasting sind in diesem Stadium keine guten Ansätze, da diese Kanäle erst über Monate aufgebaut werden müssen. Überlege dir also, wen du in deinem Netzwerk direkt ansprechen kannst. Hier ist das eher negativ-behaftete „Klinkenputzen“ sehr viel sinnvoller. Du bekommst sofort Feedback und siehst, ob dein Angebot Potenzial für die Zukunft hat. Erst dann solltest du die weit verbreiteten Marketingkanäle nutzen, um Interessenten zu generieren.  

Warum viele Dienstleister in der Geld-gegen-Zeit-Falle stecken bleiben

Ein standardisiertes Angebot zu entwickeln und Systeme aufzubauen, um dieses Angebot auszuliefern, ist kein Hexenwerk. Dennoch gibt es viele Freelancer, die in der Zeit-Gegen-Geld-Falle stecken bleiben. Wie wir in der Geschichte der Wasserleitung gesehen haben, bekommen wir für das Eimerschleppen „Instant Gratification“ - also sofortigen Lohn für unsere Arbeit. Der Bau einer Wasserleistung hingegen braucht ein wenig Geduld und Arbeitseinsatz, ohne sofortigen Return-On-Investment. Je nachdem welche Ausgangslage du hast, musst du tagsüber Wasser schleppen, um deinen Lebensunterhalt zu verdienen und am Abend und Wochenende für den Bau deiner Wasserleitung Zeit und Energie aufwenden. Bist du gewillt, zu Beginn mehr Aufwand in Kauf zu nehmen, ohne dabei ein sofortiges Ergebnis zu sehen, oder möchtest du lieber am Abend in der Taverne sitzen? Viel Erfolg beim Aufbau von Strukturen in deiner Selbständigkeit wünscht dir Melanie    

ÜBER DIE AUTORIN:

Melanie Retzlaff ist die Gründerin von Business mit Struktur, einem Weiterbildungs- & Coachingprogramm, das Unternehmern dabei hilft, Klarheit und Ordnung in ihre Firma zu bringen, damit sie sich aus dem Tagesgeschäft herausziehen und am Unternehmen arbeiten können. Erreicht wird das mit einer Methode, die ein Unternehmen so entwickelt, das es von funktionierenden Strukturen und nicht von Menschen abhängig ist.
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